Avainsana: insinöörit

Me suomalaiset taas oletamme liikaa, että vastaanottaja on jo asiantuntija ja kysyy, jos jäi epäselvää.

Maanantai: lopetan vetämäni Skype-palaverin omalle suunnittelutiimillemme, osallistujina yksi turkulainen ja muutama intialainen suunnittelija. Luen vielä kertaalleen läpi palaverin aikana kirjoittamani muistion, tarkistan otsikon ja asiasisällön – onko se tarpeeksi lyhyt, ytimekäs ja mukana oleva kuvakaappaus selkeä. Seuraavaksi liityn lankoja pitkin mukaan projektimme suunnittelun vetäjien viikkopalaveriin, jota johtaa turkulainen suunnittelupäällikkö, Engineering manager. Käymme läpi alkaneen viikon ja lähitulevaisuuden työkuormaa, haasteita, aikataulua – aamulla olen tehnyt tätä palaveria varten oman osuuteni projektin seurantadokumenttiin, joka puolestaan löytyy dokumentinhallintajärjestelmästämme. Palaverin jälkeen luen uudestaan läpi ja lähetän aamun palaverin muistion eteenpäin sähköpostilla. Tässä vaiheessa ollaankin jo puolessa välissä työpäivää.

Voi kuulostaa hektiseltä ja sitä se paikoin onkin, mutta olen valitsemallani polulla. Voisin olla mukana myös hitaammin edistyvässä kotimaisessa projektissa, mutta se ei olisi yhtä mielenkiintoista. Ai niin, työkseni toimin pääsuunnittelijana, projektimme asiakas on saksalainen, tiimissäni on suomalaisia ja intialaisia suunnittelijoita. Teen töitä etänä kotoa Porista. Projektissamme on mukana lähes 10 kansalaisuutta. Kohtaan siis viestintähaasteita päivittäin.

Vuonna 2009 valmistuin SAMKin Porin yksiköstä kemiantekniikan insinööriksi. Edes valmistuttuani en voinut kuvitella millaista työni tulisi olemaan vajaan 10 vuoden kuluttua. Niin paljon se erosi opiskelijan tyypillisestä arjesta. Insinöörin koulutuksesta on moneksi: sekä suunnittelun, asiantuntijan että myynnin tekniset ammattilaiset saavat hyvän lähtökohdan työelämään.

Työskentelen pääosin projekteissa. Nyt on menossa urani kolmas isompi projekti ja ensimmäinen, jossa vedän suunnittelua. Kommunikointi on siis erittäin tärkeässä asemassa.

Yrityksemme sisäinen viestintä projektissa toimii sekä suoraan että epäsuorasti. Tutuille työkavereille on luonnollista soittaa tai laittaa epämuodollista pikaviestiä. Haasteita tuovatkin eri kulttuurit saman työpaikan sisällä. Intiassa asia pitää esittää selkeästi, yksityiskohtaisesti ja hierarkia huomioon ottaen. Ruotsissa halutaan vielä tämänkin jälkeen mahdollisesti miettiä muita vaihtoehtoja ja perusteiden keksiminen on haastavaa. Me suomalaiset taas oletamme liikaa, että vastaanottaja on jo asiantuntija ja kysyy, jos jäi epäselvää. Näitä kaikkia asioita ei oteta esille opiskelun aikana tai edes työhön perehdytettäessä.

Oma ohjenuorani selkeään insinöörin viestintään

Oma ohjenuorani selkeään insinöörin viestintään: Tarkista ja vielä kerran tarkista. Tiedä itse, missä mennään eli ole ajan tasalla. Sähköpostin otsikko, piirustuksen tuorein revisio, vastaanotetun lähtötiedon tulkinta – kaikki nämä ovat yksityiskohtia ja voivat pahimmillaan johtaa pahasti harhaan, jos ne kaikki eivät ole kunnossa. Vastuu on siis viestijällä. Entä vastaanottaja? Parhaimmillaan sinua huomautetaan virheistä, mutta jos näin ei tapahdu, voit olla pulassa.

Parhaimmillaan sinua huomautetaan virheistä, mutta jos näin ei tapahdu, voit olla pulassa.

Asiakkaan kanssa työskentely on puolestaan oma maailmansa ja haastavuudessaan kiinnostavaa. Kulttuuri pitää aina ottaa huomioon tässäkin vuorovaikutuksessa. Olen myös saanut oppia kokemuksen kautta: tarkista, ole rehellinen ja selkeä viestijä, tarvittaessa tarkista uudestaan. Kysyminen on viisautta. Aina asiakkaan asiaosaaminen ei ole samalla tasolla ja tällöin on tärkeää olla ystävällinen, korrekti, mutta edelleen rehellinen. Jos toimit itse asiantuntijana, sinun tehtäväsi on auttaa ymmärtämään.

Aina viesti ei mene perille. Silloin vaaditaan hyviä hermoja. Ja taas kerrataan mistä asiassa oli kysymys…